佛山市順德區建筑業(yè)協(xié)會(huì )印章、文件管理制度

　　第一條為確保本會(huì )各項工作規范、高效、優(yōu)質(zhì), 依據《廣東省行業(yè)協(xié)會(huì )條例》和《佛山市順德區建筑業(yè)協(xié)會(huì )章程》制定本制度。
　　第二條常務(wù)會(huì )長(cháng)是本會(huì )印章、文件管理的負責人，秘書(shū)處是印章、文件管理的責任部門(mén)，各部（室）依照本管理制度履行職責。
　　第三條秘書(shū)處行文使用兩個(gè)文號，即“順建協(xié)字”和“順建協(xié)秘字”�！绊樈▍f(xié)字”適用于以協(xié)會(huì )名義發(fā)出的文件，包括上行文、對會(huì )員單位等的正式文件，該文號需加蓋協(xié)會(huì )印章�！绊樈▍f(xié)秘字”是以秘書(shū)處的名義發(fā)出的文件，主要是各部（室）具體業(yè)務(wù)工作文件和秘書(shū)處的內部事務(wù)管理文件等，該文號需加蓋秘書(shū)處印章。
　　第四條各類(lèi)行文實(shí)行“誰(shuí)起草誰(shuí)校對的原則”。秘書(shū)處對文件負責審核，報會(huì )長(cháng)或常務(wù)會(huì )長(cháng)批示簽發(fā)，并負責文件的文號編發(fā)、承印等工作。
　　第五條以“順建協(xié)字”發(fā)出的各類(lèi)文件需經(jīng)本會(huì )會(huì )長(cháng)簽發(fā)，以“順建協(xié)秘字”發(fā)出的各類(lèi)文件需經(jīng)本會(huì )常務(wù)會(huì )長(cháng)簽發(fā)。
　　第六條行文執行登記制度，由秘書(shū)處專(zhuān)人負責。
　　第七條各級單位的來(lái)文來(lái)函或網(wǎng)上下載的各類(lèi)文件，由秘書(shū)處負責接收、登記、呈批和歸檔。
　　第八條秘書(shū)處根據來(lái)文來(lái)函的保密等級填寫(xiě)《佛山市順德區建筑業(yè)協(xié)會(huì )文件傳閱處理表》，報常務(wù)會(huì )長(cháng)或協(xié)會(huì )領(lǐng)導閱批。
　　第十條每年協(xié)會(huì )或秘書(shū)處行文或收文應在當年底按時(shí)間順序裝訂成冊，標識后歸檔保存。
　　第十一條協(xié)會(huì )的印章和業(yè)務(wù)專(zhuān)用章實(shí)行集中管理、按權限審批、留檔和使用登記的管理制度。
　　第十二條秘書(shū)處負責印章的刻制、保管和使用記錄，并設專(zhuān)人負責此項工作。
　　第十三條 “佛山市順德區建筑業(yè)協(xié)會(huì )”印章使用的審批權限由協(xié)會(huì )理事會(huì )審議核定。
　　第十四條協(xié)會(huì )財務(wù)專(zhuān)用章由本會(huì )主管會(huì )計負責保管，按有關(guān)財務(wù)管理的規定使用印章。
　　第十五條印章保管人員應當確保在受控的情況下使用印章，并不得帶離本會(huì )辦公場(chǎng)所。
　　第十六條本會(huì )授權委托書(shū)、法定代表人證明書(shū)、介紹信、證明書(shū)等，由專(zhuān)人保管，經(jīng)會(huì )長(cháng)批準后開(kāi)具，并留底備查。
　　第十七條本制度經(jīng)理事會(huì )審議通過(guò)后生效，由理事會(huì )解釋。

佛山市順德區建筑業(yè)協(xié)會(huì )

                         二〇〇八年七月二日