佛山市順德區建筑業(yè)協(xié)會(huì )檔案管理制度

為加強協(xié)會(huì )資料檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)檔案）的科學(xué)管理，維護建筑行業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)面貌，更好地為會(huì )員企業(yè)服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)文件精神，結合建筑行業(yè)協(xié)會(huì )實(shí)際，特制定本辦法。

一、  檔案管理的基本原則

1.努力貫徹執行國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和法規。

2.根據協(xié)會(huì )目前職能機構設置和人員配置的實(shí)際情況，檔案工作要堅持簡(jiǎn)要、實(shí)用、逐步完善的原則。

二、檔案工作的主要任務(wù)

1.負責對本協(xié)會(huì )形成的各種文件、材料（包括音像、圖片資料，下同）等的收集、整理、立卷、歸檔、保管、使用、移交、銷(xiāo)毀等。

2.逐步建立、健全檔案工作的各項規章制度。

三、  歸檔范圍

1.協(xié)會(huì )秘書(shū)處制發(fā)的編有發(fā)文字號的各種文件。

2.協(xié)會(huì )召開(kāi)的換屆會(huì )、年會(huì )、常務(wù)理事會(huì )、理事會(huì )等重要會(huì )議的主要文件材料。

3.協(xié)會(huì )有關(guān)規章、制度，協(xié)會(huì )總結、年鑒、評比等形成的各種文件、材料。

4. 政府機關(guān)和有關(guān)社團機構制發(fā)的需要我會(huì )貫徹落實(shí)、辦理的公文。

5.協(xié)會(huì )的工作活動(dòng)中（培訓、展覽、行業(yè)自律、協(xié)商協(xié)調工作等）形成的具有使用和保存價(jià)值的各種文件材料。

四、歸檔案卷的質(zhì)量要求

1. 歸檔的文件材料，按照年度、問(wèn)題特征分類(lèi)整理立卷。

2. 卷內文件材料，一般按時(shí)間先后排列，也可按發(fā)文部門(mén)分大類(lèi)，每個(gè)大類(lèi)內文件再按時(shí)間先后排列：密不可分的文件材料應依序排列在一起（即正件在前，附件在后；原件在前，更正、補充在后；批復在前，請示在后）。

3. 卷內文件排列應統一逐項編號，用鋼筆（藍黑或碳素墨水）填寫(xiě)的“目錄表”放在卷首。

4. 卷內文件如有破損要進(jìn)行修補。

5. 案卷封皮上卷號等各欄內容應用鋼筆填寫(xiě)，要求字跡端正清楚。案卷標題應簡(jiǎn)明確切地反映卷內文件材料的內容。

五、 保管期限的劃分

根據協(xié)會(huì )工作實(shí)際情況，檔案保管期限定為長(cháng)期。

凡是反映協(xié)會(huì )主要職能活動(dòng)的基本歷史面貌，對本協(xié)會(huì )有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案，都列為長(cháng)期保存。主要包括：本協(xié)會(huì )制定的基礎性規章、制度等文件；反映協(xié)會(huì )機構改變、人員任免等的文件材料；召開(kāi)重要會(huì )議的文件材料；處理重要問(wèn)題形成的文件材料；行業(yè)統計材料、綜合報表等各類(lèi)報表及相關(guān)經(jīng)濟運行分析材料；會(huì )刊；年鑒、總結、考評材料；屬協(xié)會(huì )貫徹、落實(shí)的政府機關(guān)及相關(guān)部門(mén)的文件材料；

六、檔案的管理和利用

1由協(xié)會(huì )秘書(shū)處指定專(zhuān)人負責管理。

2.確保檔案的安全。鑒于協(xié)會(huì )目前的實(shí)際情況，任期內檔案用一般櫥柜保存，一屆期滿(mǎn)后，原有檔案要用專(zhuān)用檔案箱保存。

3.查閱檔案要注意愛(ài)護，閱后要及時(shí)放回，防止丟失。

4.非協(xié)會(huì )秘書(shū)處人員借閱檔案時(shí)，應征得秘書(shū)處負責人同意，并應當登記，閱后及時(shí)歸還，檔案一般不外借。

5.檔案的管理辦法要隨著(zhù)協(xié)會(huì )工作的發(fā)展及時(shí)修訂和完善。

七、此項制度自公布之日起實(shí)施。

  佛山市順德區建筑業(yè)協(xié)會(huì )

二〇〇八年一月三十日